Choisir un bail adapté à votre projet de location de bureaux

Les entreprises souhaitant louer un bureau doivent choisir le type de bail qui sera applicable à leurs locaux : outre le bail commercial, elles peuvent opter pour le bail professionnel, le bail dérogatoire ou éventuellement le coworking.

Le bail commercial : le contrat « classique » 

Le bail commercial dit « 3 6 9 » est en règle générale conclu par les commerçants et artisans qui louent des locaux commerciaux ; il peut cependant être appliqué aux entreprises locataires de bureaux sous réserve d’accord avec le bailleur, et concerne également les prestataires de services qui reçoivent leur clientèle dans leurs locaux. Le régime juridique du bail 369 est particulièrement protecteur pour le locataire qui doit cependant s’engager pour une durée de neuf ans, période durant laquelle le bailleur ne peut interrompre le contrat. À l’issue d’une période triennale, le locataire dispose de la faculté de résilier le bail commercial de façon anticipée, le contrat pouvant également être révisé notamment en ce qui concerne le loyer. Lorsque le bail arrive à son terme, le bailleur peut donner congé au locataire avec ou sans offre de renouvellement : lorsque le congé n’est pas donné avec une offre de renouvellement, le bailleur est tenu de verser au locataire une indemnité d’éviction. Protecteur à l’égard du locataire et gage de stabilité pour l’activité, le bail 3 6 9 est cependant relativement rigide en raison de sa durée. 

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Le bail professionnel pour une plus grande souplesse

Particulièrement indiqué pour les professions libérales, le bail professionnel est plus souple que le bail commercial. Conclu pour une durée de six ans, ce contrat peut être résilié à tout moment par l’entreprise locataire comme par le bailleur – sous réserve d’une notification six mois à l’avance. En outre l’entreprise locataire ne dispose pas d’un droit au renouvellement du bail lorsque celui-ci parvient à son terme, ce qui constitue une autre différence fondamentale au regard du bail commercial. L’intérêt du bail professionnel réside donc dans la liberté offerte aux parties contractantes quant à la fixation du montant du loyer, du mode de révision, des conditions de cession, de résiliation, etc.

Le bail dérogatoire ou précaire 

Le bail dérogatoire (également appelé bail précaire) est un type de contrat appelé à se généraliser dans le cadre d’un marché immobilier de bureaux marqué par les impératifs de flexibilité. Les entreprises sont en effet nombreuses à rechercher des solutions à même de les doter d’une plus grande capacité d’adaptation aux évolutions économiques et aux nouveaux modes de travail. Similaire au bail commercial, le bail dérogatoire s’en éloigne quant à sa durée qui ne peut excéder trois ans. Ce contrat est idéal pour les entreprises qui se lancent sur le marché puisqu’il va leur permettre de limiter leurs investissements et d’anticiper l’évolution de leur activité. Les parties peuvent conclure plusieurs baux précaires successivement pour un même bureau dès lors que leur durée cumulée n’excède pas trois ans. Depuis la loi Pinel de 2014, un bail dérogatoire est automatiquement requalifié en bail commercial classique (3 6 9) si à l’expiration de son terme les parties n’ont pas exprimé leur volonté de mettre fin au contrat.

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Le coworking : priorité à la flexibilité 

Le coworking est une solution particulièrement adaptée aux entreprises dotées d’un budget modeste et dont l’activité se caractérise par la flexibilité : start-ups, consultants, travailleurs indépendants et nomades professionnels trouvent en ces espaces collaboratifs l’occasion de disposer d’un cadre de travail propice à l’émulation tout en conservant leur liberté. Les espaces de coworking permettent aux entreprises de louer des bureaux bénéficiant d’équipements professionnels et services haut de gamme, qu’il s’agisse de la connexion wi-fi, d’imprimantes, de salles de réunion, conciergerie etc., et ce, pour des loyers souvent attractifs puisque les coûts sont partagés entre les différents coworkers.

Le bail emphytéotique : une solution pour les projets de longue durée

Dans le cadre de projets ambitieux à long terme, la location traditionnelle peut s’avérer insuffisante. Le bail emphytéotique est alors une solution intéressante pour les entreprises désireuses d’acquérir un bien immobilier en le louant pendant une durée allant de 18 à 99 ans.

Ce type de bail permet ainsi aux locataires de disposer d’un terrain ou d’un bâtiment qu’ils peuvent aménager et exploiter à leur guise, tout en bénéficiant d’une grande sécurité juridique sur une période étendue. Le loyer du bail emphytéotique est généralement peu élevé et révisable tous les ans selon l’indice INSEE du coût de la construction, ce qui offre un avantage considérable par rapport aux loyers pratiqués sur le marché traditionnel.

Contrairement au leasing, où l’entreprise n’est pas propriétaire du bien loué, avec le bail emphytéotique, elle devient véritablement locataire-propriétaire : elle peut effectuer toutes les modifications qu’elle souhaite sur son espace sans avoir besoin de l’accord préalable du propriétaire foncier. Lorsque vient le terme du contrat (au bout des 99 ans maximum), il existe souvent la possibilité pour l’entreprise locataire-propriétaire soit de renouveler son contrat moyennant paiement des taxes foncières au propriétaire, soit de racheter purement et simplement le terrain ou le bâtiment.

Les clauses à connaître pour éviter les pièges du bail de location de bureaux

Le choix d’un bail de location doit être mûrement réfléchi, car il engage l’entreprise sur une période qui peut s’étendre jusqu’à plusieurs années. Parmi les nombreuses clauses présentes dans un contrat de bail, certaines sont particulièrement importantes à prendre en compte afin d’éviter les pièges et les conséquences négatives qu’ils peuvent entraîner.

La première clause à étudier attentivement est celle relative au dépôt de garantie. Celui-ci correspond généralement à deux ou trois mois de loyer hors charges et doit être versé par le locataire lors de la signature du contrat. Il faut vérifier que la somme demandée est conforme aux usages locaux et que la restitution intervient bien lorsque le contrat prend fin.

Une autre clause importante concerne les charges récupérables, c’est-à-dire celles qui viennent s’ajouter au montant du loyer en compensation des services rendus par le propriétaire (eau, électricité, chauffage…). La liste exhaustive des charges doit figurer dans le bail ainsi que leur mode de calcul pour éviter toute mauvaise surprise ultérieure.

L’entreprise devra se renseigner sur les modalités relatives aux travaux nécessaires ou souhaités avant d’emmenager : si cela fait partie intégrante du projet immobilier, alors il faudra faire attention aux clauses relatives à ces travaux. Le coût supportable par chacune des parties devrait aussi apparaître dès la signature du document. En cas d’imprécisions ou d’incomplétudes relevées dans ces points-clés, il faut les faire corriger avant la signature.

Les avantages fiscaux liés au choix du bail adapté à votre projet de location de bureaux

Au-delà des considérations juridiques, le choix d’un bail de location peut aussi avoir des conséquences fiscales pour l’entreprise. Dans certains cas, il est possible de bénéficier d’avantages fiscaux grâce à un bail adapté à son projet immobilier.

Il existe la possibilité de souscrire un bail précaire. Ce type de contrat permet une grande flexibilité puisqu’il ne s’étend que sur une durée maximale de deux ans (renouvelable une fois). Il présente donc l’avantage de pouvoir être résilié plus facilement en cas de besoin pour l’entreprise. Les loyers versés dans le cadre d’un bail précaire sont déductibles du résultat imposable et peuvent ainsi réduire la charge fiscale.

L’autre option est celle du bail commercial, qui offre quant à lui davantage de sécurité au locataire en raison notamment des règles strictement encadrées par la loi. Ce type de contrat impose généralement des conditions plus avantageuses pour le propriétaire telles qu’une période minimale triennale ou encore des exigences relatives aux travaux réalisés sur les lieux loués. En revanche, les loyers payés dans ce cadre-là bénéficient aussi d’une déduction fiscale intéressante.

Avant toute signature définitive, il est vivement recommandé pour l’entreprise de consulter ses conseillers spécialisés afin d’établir quel sera le meilleur choix selon sa situation fiscale et financière.

Comment négocier les termes du bail pour mieux protéger vos intérêts en tant que locataire ?

Pensez à bien négocier certains termes du bail afin de mieux protéger vos intérêts. Voici quelques points clés à prendre en compte lors de la négociation :
• La durée du bail : pensez à bien inclure des clauses relatives aux travaux qui seront effectués pendant la location. Par exemple, si des aménagements sont nécessaires pour pouvoir occuper le local, il peut être judicieux d’exiger que ces derniers soient pris en charge par le propriétaire.
• Les conditions particulières : chaque entreprise a des exigences spécifiques selon son domaine d’activité. Il peut donc être utile de demander certaines dérogations au contrat standard proposé par le propriétaire. Ces conditions incluent notamment des possibilités d’affichage publicitaire extérieur ou encore l’autorisation d’utiliser des équipements particuliers dans les locaux loués.
En négociant avec votre futur propriétaire, vous pourrez non seulement vous assurer une meilleure protection de vos intérêts, mais aussi adapter le bail à votre projet immobilier spécifique.